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面对Excel表格中庞大的数据,整理、修改、补充、分析,搞不好一天时间就栽倒这上面了。所以,多掌握一些Excel技巧,当面对庞大数据时,相信可以为你节省不少精力。今天,小编分享几个冷门Excel小技巧,不仅实用,而且操作简单。关键还是应用到工作中可以让你的办公效率快速提升。

1、折叠数据

作为统计、财务,每个月要统计一大堆数据,每个月一个表格呢,文件太多,跨月查询时要打开多个Excel文件,当集中在一个表格中数据过多,在查看起来也不太方便的。所以,这里建议大家可以将数据折叠起来,不仅查看方便,而且也不会显得杂乱。大家可以根据具体数据来折叠,行或列。

选中需要折叠数据行,点击【数据】选项卡中的【组合】按钮;这时在行号的左边出现带【-】的按钮,点击后数据按钮变成【+】,数据折叠起来了,再点击【+】数据又展开了。

重复操作把需要折叠的数据组合一遍。

点击【1】全部折叠,点击【2】全部展开。



2、按职务排序

Excel排序有很多方式供我们选择,但有时也不能完成我们需要的排序方法,比如:按职务排序。

选择表格任一单元格,点击【开始】选项卡中的【排序和筛选】按钮,选择【自定义排序】;

在弹出的【排序】窗口中主要关键字选择【职务】,次序选择【自定义序列】;

在【自定义序列】窗口中【输入序列】框中输入:经理,主管,员工 ,注意中间的逗号是英文的逗号,然后点击【添加】按钮,完成后点击【确定】返回工作区;按职务排序搞定。



3、选择差异单元格

选择差异单元格就是找出与选中单元格数据不同的其他单元格数据,类似于筛选。

选中数据区域,按Ctrl+G键,依次点击【定位条件】-【列内容差异单元格】-【确定】,不同单元格就找出来了,再填充一个颜色突出显示。



4、取消合并并填充单元格

在制作表格时,相同类别的我们一般会合并单元格操作,这样表格看起来规范一些。但合并单元格在进行计算、分析数据时,会出现一些异常问题,最终会导致我们的结果出错。所以,我们希望能够取消合并单元格,并填充相应内容,也就是将其还原到最初时。

选中合并单元格区域,点击【合并后居中】按钮取消合并单元格;

保持单元格区域选中状态,按Ctrl+G键,依次点击【定位条件】-【空值】-【确定】;

输入等于号,选择上一个单元格,最后按Ctrl+回车键,完成填充。



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